Obowiązujące od 25 maja 2018 roku Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE nałożyło na każdą polską instytucję obowiązek wprowadzenia nowych rozwiązań prawnych w zakresie przetwarzania i gromadzenia danych osobowych.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Zarządów ROD i Okręgów, Biuro Prawne Jednostki Krajowej Polskiego Związku Działkowców opracowało niezbędne wzory dokumentów i formularzy dla jednostek organizacyjnych ogólnopolskiego stowarzyszenia ogrodowego PZD.

Wiele świętokrzyskich Zarządów ROD podjęło już niezbędne kroki wdrażając zasady RODO w dokumentacji ogrodowej i zadbało o to, aby zebrane dane osobowe przetwarzane były wyłącznie w kierunku realizacji celów statutowych Polskiego Związku Działkowców, celów ustawowych związanych z ustawą o rodzinnych ogrodach działkowych i innych wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Okręgowa Rada Świętokrzyska PZD w Kielcach apeluje do wszystkich Zarządów ROD o podjęcie trudu wdrożenia dokumentów związanych z obowiązkiem przetwarzania danych osobowych, a szczególnie o nadanie pisemnych Upoważnień do przetwarzania danych dla członków organów ogrodowych (przede wszystkim Zarządom ROD i ogrodowym Komisjom Rewizyjnym) oraz dopilnowanie, aby każdy nowy użytkownik działki podpisał stosowne Zawiadomienie o przetwarzaniu jego danych osobowych. Niezwykle istotne jest również wprowadzenie w świętokrzyskich rodzinnych ogrodach działkowych Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.

Ponadto zwracamy się z gorącą prośbą o zadbanie, aby wszelka dokumentacja ogrodowa była szczególnie chroniona i właściwie przechowywana. Dlatego zobowiązujemy Zarządy ogrodów, które nie posiadają jeszcze własnych budynków służących na potrzeby działkowców, prowadzenia działalności statutowej, odbywania posiedzeń oraz przechowywania dokumentów do niezwłocznej realizacji zapisów Uchwały Nr 276/2018 Krajowego Zarządu PZD z dnia 12 lipca 2018 r. w sprawie przyjęcia wytycznych dla Rodzinnych Ogrodów Działkowych w związku z realizacją obiektów budowlanych na potrzeby Ogrodów i ich Zarządów i podjęcie w związku z tym trudu budowy niezbędnych nowych obiektów budowlanych na swym terenie, zaadaptowania już istniejących lub zabezpieczenie dokumentacji ogrodowej w innych budynkach (np. w pomieszczeniach właściwego miejscowo samorządu).

Okręgowa Rada Świętokrzyska PZD ma świadomość, że problematyka ochrony danych osobowych nie jest zagadnieniem łatwym, jednakże dołożona ze strony organów ogrodowych troska o jak najlepsze zabezpieczenie posiadanych w tym zakresie zbiorów danych jest kolejnym wyrazem odpowiedzialnego podejścia do pełnionej funkcji społecznej w ROD.

Wiceprezes OŚ PZD                                                Prezes OŚ PZD

Wiesław Kamiński                                                   Edward Galus

Kielce, 18 października 2018 r.